Puis-je garder la liste des invités pour un prochain événement ?

Pas par défaut. La CNIL indique que les données ne peuvent pas être conservées indéfiniment : le responsable fixe la durée selon la finalité, sauf si un texte la fixe. Une nouvelle finalité doit être décidée et documentée.

Un régime alimentaire est-il une donnée de santé ?

La CNIL cite les données de santé comme données sensibles, mais sa page ne dit pas si un régime ou une allergie en relève. Traitez-les avec le soin d'une donnée sensible, et demandez un avis juridique si vous hésitez.

Combien de temps garder les données de facturation d'un événement ?

Selon la CNIL, les données de facturation se conservent dix ans, en application du Code de commerce, même si la personne n'est plus cliente.

Données des invités et RGPD : ce qu'il faut savoir

Une liste d'invités, un régime alimentaire, une photo de groupe, une demande d'accessibilité : ce sont des données personnelles. Avant de les confier à un assistant d'intelligence artificielle (IA) ou à un prestataire, il faut savoir pourquoi vous les collectez, sur quelle base, et combien de temps vous les gardez. La CNIL pose ces principes. Ce qui suit les résume et ne remplace pas un avis juridique.

Les données que collecte un organisateur

Donnée	Exemple	Point d'attention
Coordonnées	nom, courriel, téléphone	Ne demander que ce qui sert à l'événement
Liste des invités et accompagnants	liste de placement, nombre de personnes	Durée de conservation à fixer et à écrire
Régime ou allergie	végétarien, allergie aux arachides	Donnée à traiter avec précaution (voir plus bas)
Accessibilité	besoin d'un accès adapté	Peut révéler un handicap, donc une donnée de santé
Photos et vidéos	groupe, discours, animation	Droit à l'image, voir la page dédiée
Données de facturation	adresse, numéro de TVA	Durée légale fixée par la CNIL

Sur quelle base légale

La CNIL, dans sa page sur les bases légales, cite cinq bases : le consentement, le contrat, l'obligation légale, la mission d'intérêt public et l'intérêt légitime. Le choix dépend de la finalité de chaque traitement. Pour l'intérêt légitime, la CNIL demande une pondération entre votre intérêt et les droits des personnes. Ce choix doit être écrit, par exemple dans votre registre de traitements ou dans une procédure interne. Si vous hésitez entre deux bases, c'est le signe qu'il faut un avis extérieur.

Combien de temps les garder

La CNIL indique que « les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment ». Le responsable du traitement fixe la durée en fonction de l'objectif de la collecte. Quand un texte fixe une durée, elle s'applique. Les référentiels distinguent les durées obligatoires, imposées par un texte, des durées recommandées, qui peuvent être écartées si le choix est documenté.

Deux repères issus de la CNIL :

Données de facturation : dix ans, en application du Code de commerce.
Candidats non retenus (utile pour les extras) : deux ans maximum, sauf demande d'effacement.

Pour une liste d'invités, aucune durée n'est fixée par un texte que la CNIL cite. Décidez une durée, par exemple jusqu'à la fin de l'événement et le temps du bilan, puis supprimez.

Les données sensibles

La CNIL liste les données sensibles : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, données biométriques, données de santé, vie sexuelle ou orientation sexuelle.

Un régime alimentaire peut révéler une conviction religieuse (repas halal ou casher). Une allergie ou un besoin d'accessibilité peut relever de la santé. La page de la CNIL ne tranche pas ces cas précis. Par prudence, la règle la plus simple est la suivante :

demandez le minimum : « Avez-vous un régime particulier ? » suffit souvent ;
ne demandez pas la raison d'un choix alimentaire ;
séparez ces informations du reste de la liste, avec un accès limité.

L'IA et vos listes d'invités

Ne collez pas une liste complète d'invités dans un outil dont vous ne connaissez pas les conditions. Vérifiez où les données sont traitées, si elles servent à entraîner l'outil, et qui y a accès.
Anonymisez quand c'est possible. Pour un tri par type de régime, remplacez les noms par un numéro d'invité, puis rapprochez le résultat de la liste en interne.
Une IA peut résumer un tableau sans nom, ou produire une trame de courriel que vous personnalisez ensuite.

Liste de vérifications

Une finalité est écrite pour chaque donnée collectée.
La base légale de chaque traitement est choisie et notée.
Une durée de conservation est fixée pour chaque type de donnée.
Les données sensibles sont séparées et leur accès est limité.
Les personnes sont informées dès le formulaire d'inscription.
Les données sont supprimées à l'échéance, et cette suppression est prévue dans la procédure.

Les pages liées

Les questions de sécurité alimentaire se traitent sur la page allergies des invités. Les formulaires d'inscription et de billetterie sont détaillés sur la page inscriptions et billetterie. Pour le plan de table, qui mêle contraintes de placement et régimes, voyez le plan de table. Enfin, la publication des photos est traitée sur la page photos et droit à l'image.

Ce qu'il faut retenir

Collectez peu, justifiez chaque donnée, fixez une durée, et ne confiez à un outil que ce qu'il doit traiter. L'IA peut faciliter le tri, mais la responsabilité de la collecte reste celle de l'organisateur.