À partir de quel nombre de personnes faut-il un dossier de sécurité ?

Selon le mémento de la préfecture de l'Oise, au-delà de 1 500 personnes simultanément pour un grand rassemblement sur la voie publique ou dans un lieu non permanent. Vérifiez le seuil de la préfecture de votre lieu.

À qui envoyer le dossier ?

Pour une manifestation sur la voie publique, à la mairie de chaque commune concernée, ou à la préfecture selon les cas, d'après Service-Public. Pour un grand rassemblement, le mémento de l'Oise renvoie vers l'arrondissement où se tient l'événement.

L'IA peut-elle rédiger le dossier de sécurité ?

Elle peut le structurer et repérer des oublis. Les mesures, les effectifs et la signature engagent l'organisateur : il les vérifie lui-même, avec les prestataires compétents.

Dossier de sécurité d'un événement : rôle de l'IA

Un dossier de sécurité ne se délègue pas à une intelligence artificielle (IA). C'est l'organisateur qui s'engage sur les mesures, l'effectif et l'organisation, et c'est l'autorité (mairie, préfecture, commission) qui instruit le dossier. L'IA peut structurer le document, vérifier qu'il ne manque rien et préparer les échanges. Les seuils, les délais et les formulaires viennent de l'autorité compétente, et ils varient d'un département à l'autre.

Ce qu'il faut savoir d'abord : deux régimes différents

Le mémento de la préfecture de l'Oise, consacré aux rassemblements festifs ou de loisirs, distingue les situations.

Situation	Seuil	Délai indiqué
Grand rassemblement sur la voie publique, ou dans un lieu non permanent, ou ayant une sensibilité particulière	Plus de 1 500 personnes simultanément	1 mois avant l'événement (de 1 500 à 5 000 personnes), 2 mois au-delà de 5 000
Manifestation sur la voie publique (cortège, défilé, rassemblement)	Pas de seuil de ce type dans la page de Service-Public	Entre 3 jours francs et 15 jours francs avant, selon Service-Public

Ces deux régimes ne se confondent pas. Le mémento de l'Oise traite de grands rassemblements festifs, culturels ou sportifs. Service-Public traite des manifestations sur la voie publique. Pour un mariage dans une salle, c'est une autre procédure : la commission de sécurité des établissements recevant du public (ERP) examine la salle, sa capacité et ses dispositifs. Voir la source officielle.

Le mémento précise aussi que le dossier de sécurité ne se substitue pas aux réglementations spécifiques, par exemple pour les spectacles pyrotechniques, les manifestations aériennes ou les événements festifs de type rave-party. Il revient à l'organisateur de mettre en œuvre les dispositifs de sécurité et de sûreté adaptés.

Le contenu d'une déclaration

Selon Service-Public, pour une manifestation sur la voie publique, la déclaration comprend :

les coordonnées de l'organisateur, et celles de l'association le cas échéant ;
l'objet de l'événement, son lieu, ses dates et horaires ;
l'itinéraire, s'il y en a un ;
le nombre estimé de participants ;
les dispositions de sécurité prévues ;
les particularités, comme une sono ou des banderoles.

La déclaration doit être signée par au moins un des organisateurs. Une déclaration incomplète ou inexacte est punissable de six mois d'emprisonnement et de 7 500 € d'amende au maximum, selon la même page.

Ce que l'IA peut structurer

Un dossier complet suit souvent la même trame. L'IA peut la proposer, puis vous la faire compléter :

Identité des organisateurs et contacts joignables le jour J.
Objet et programme de l'événement, avec les horaires.
Lieux et plans, avec les accès, les sorties de secours et les zones réservées.
Effectif estimé et jauge, avec la façon dont ils sont comptés.
Service d'ordre, secours, sanitaires, eau potable.
Gestion des flux à l'arrivée, au départ et pendant les pauses.
Prestataires et attestations demandés par l'autorité, comme les assurances.
Communication avec la mairie et la préfecture, avec les personnes à prévenir en cas d'incident.

L'IA peut aussi repérer des incohérences : un effectif qui ne correspond pas à la jauge du lieu, un horaire de fin qui dépasse une autorisation, une sortie non mentionnée.

Ce qui engage l'organisateur et l'autorité

Les chiffres : la jauge réelle d'une salle ne vient ni de l'IA ni d'un site web. Elle vient du lieu et, pour un ERP, de la commission.
Les mesures : chaque dispositif de sécurité est décidé par une personne, écrit, et applicable le jour J.
La signature : l'organisateur signe la déclaration et répond de son contenu.
La décision : l'autorité peut demander des compléments, imposer des conditions ou interdire l'événement. Aucun outil ne prend cette décision à votre place.

Qui répond à quelle question

Question	Qui répond
Seuils et délais de votre événement	Préfecture ou sous-préfecture du lieu
Démarche pour une manifestation sur la voie publique	Mairie de la commune concernée
Capacité d'une salle et conformité	Commission de sécurité, via la mairie ou la préfecture
Formulaire à utiliser	Site de la préfecture, ou service en ligne de Service-Public

Liste de vérifications

Le seuil et le délai de la préfecture de votre lieu ont été vérifiés.
La bonne autorité a été identifiée : mairie, préfecture ou sous-préfecture.
L'effectif déclaré correspond à la jauge réelle du lieu.
Les prestataires ont fourni leurs attestations demandées.
Le dossier est signé par un organisateur, après relecture.
Un responsable est désigné pour la sécurité le jour J.

Pages liées

Pour organiser le calendrier de la déclaration et des prestataires, voyez le rétroplanning. Les prestataires qui interviennent sur la sécurité, comme un service d'ordre ou un traiteur, sont suivis dans la gestion des prestataires. Pour un séminaire, le cahier des charges doit prévoir ces obligations dès le départ. La diffusion de musique a aussi un impact sur la sécurité, voir musique et Sacem.

Ce qu'il faut retenir

Le dossier de sécurité engage l'organisateur. L'IA peut le structurer, relever des oublis et préparer les échanges. Les seuils, les délais et la décision appartiennent à l'autorité du lieu. Commencez par la préfecture, vérifiez les chiffres à la source, et relisez chaque mesure avant de signer.